In een tijd waarin digitalisering de norm lijkt te zijn, blijft één vertrouwd hulpmiddel verrassend populair onder Nederlandse gemeenten: de stempel. Gemeentelijke instanties kopen jaarlijks duizenden stempels, en opvallend genoeg gebeurt dit steeds vaker via online kanalen. De vraag naar traditionele én moderne stempels groeit gestaag, en dat roept vragen op. Waarom zijn deze fysieke hulpmiddelen nog zo belangrijk? En voor welke documenten gebruiken gemeenten ze eigenlijk?
De comeback van de stempel
Hoewel veel administratieve processen tegenwoordig digitaal verlopen, blijkt de stempel nog altijd een essentieel instrument voor veel gemeentelijke afdelingen. Een belangrijke reden hiervoor is de behoefte aan officiële herkenning en validatie van documenten. In veel gevallen wordt een document pas als rechtsgeldig beschouwd wanneer het is voorzien van een officiële stempel, vaak in combinatie met een handtekening.
Online aanbieders van kantoorartikelen merken de groeiende vraag op. Gemeenten bestellen in bulk, vaak tientallen stempels per keer, variërend van standaard datum-exemplaren tot op maat gemaakte stempels met gemeentelogo, afdelingsnaam of functietitel. De toename in online bestellingen wordt mede gedreven door het gemak van personalisatie en snelle levering. Tegenwoordig zijn er webshops die binnen 24 uur een stempel met opdruk op maat kunnen leveren.
Voor deze documenten worden stempels gebruikt
De toepassingen van stempels binnen een gemeente zijn breder dan men op het eerste gezicht zou denken. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende documenten en situaties waarin gemeentelijke stempels worden gebruikt:
1. Uittreksels uit de Basisregistratie Personen (BRP)
Wanneer inwoners een uittreksel uit het bevolkingsregister aanvragen, bijvoorbeeld voor een inschrijving bij een buitenlandse universiteit of een huwelijk in het buitenland, wordt het document vaak voorzien van een officiële gemeentestempel. Dit dient als bewijs van echtheid.
2. Verklaring omtrent het gedrag (VOG)
Hoewel de VOG doorgaans digitaal wordt aangevraagd, ontvangen sommige inwoners nog steeds papieren exemplaren. Ook hier speelt de stempel een rol in de verificatie van de echtheid.
3. Verblijfsdocumenten en verklaringen voor migratie
Bij aanvragen of bevestigingen voor verblijfstitels, naturalisatie of emigratie, worden papieren documenten vaak voorzien van een stempel, zeker als ze internationaal gebruikt worden. Een stempel verhoogt de geloofwaardigheid en wordt in veel landen als essentieel gezien voor officiële erkenning.
4. Omgevingsvergunningen en bouwdocumentatie
Bij fysieke aanvragen of afgifte van documenten met betrekking tot omgevingsvergunningen, bouwaanvragen of sloopmeldingen, wordt de stempel vaak gebruikt als aanduiding van goedkeuring of ontvangst.
5. Financiële verklaringen of machtigingen
Afdelingen als Financiën of Belastingen gebruiken stempels bij het verstrekken van verklaringen over gemeentelijke heffingen, betalingsregelingen of bij het afgeven van machtigingen aan externe instanties.
6. Interne documenten en werkprocessen
Ook intern worden stempels nog volop gebruikt, bijvoorbeeld voor het markeren van inkomende of uitgaande post, het bevestigen van ontvangst, of het signaleren van goedkeuring op fysieke documenten die deel uitmaken van een workflow.
Verschillende soorten stempels in gebruik
Gemeenten maken gebruik van diverse typen stempels, afhankelijk van het doel:
- Tekststempels: voor standaardinformatie zoals “GOEDGEKEURD”, “ONTVANGEN”, of functietitels.
- Datumstempels: om duidelijk vast te leggen wanneer een document is ontvangen of verwerkt.
- Logo-stempels: voor officiële documenten die herkenbaarheid vereisen.
- Handtekeningstempels: in sommige gevallen wordt een stempel met een digitale of gescande handtekening gebruikt voor interne documenten of bulkverwerking.
Online leveranciers spelen handig in op deze behoeften door het aanbieden van templates voor gemeentes, bijvoorbeeld met het gemeentewapen, specifieke lettertypes en afdelingsnamen. Door de digitalisering van de bestelketen kunnen gemeenten snel schakelen bij personeelswisselingen of wijziging van afdelingsnamen. Stempesl laten maken kun je dus gemakkelijk online doen! Stempels bestellen ook!
Waarom de stempel blijft
De hardnekkige populariteit van de stempel onder gemeenten is deels cultureel, deels praktisch. Veel processen zijn ingericht op fysieke validatie, zeker als het gaat om documenten die internationaal gebruikt worden. Daarnaast geven stempels een gevoel van officiële autoriteit – iets wat digitale documenten vaak minder uitstralen, zeker bij oudere of internationale doelgroepen.
Hoewel de digitalisering van gemeentelijke processen doorzet, is de verwachting dat de stempel voorlopig niet zal verdwijnen. Integendeel: zolang er papieren documenten bestaan, blijft de behoefte aan snelle, betrouwbare en herkenbare validatie bestaan. En zolang dat zo is, blijven gemeenten massaal hun stempels online inkopen.
De stempel heeft zijn plek binnen de gemeentelijke organisatie nog lang niet verloren. Door hun praktische en symbolische waarde blijven ze onmisbaar voor het valideren van documenten en het structureren van werkprocessen. Dankzij het gemak van online bestellen en personaliseren, groeit het aantal bestellingen jaarlijks. Of het nu gaat om uittreksels, verklaringen, vergunningen of interne goedkeuringen: de stempel is en blijft een krachtig hulpmiddel in het gemeentelijke apparaat.