Een probleem met een pakketje, een verkeerde factuur of een Netflix account waar je niet meer in komt: klantenservice kun je om verschillende redenen nodig hebben. Helaas verloopt dat lang niet altijd zoals je wilt. Lange wachttijden, doolhoven van keuzemenu’s en van het kastje naar de muur gestuurd worden. Gelukkig zijn er veel dingen die je zelf kunt doen om jezelf tijd en frustraties te besparen. In dit artikel zetten we 8 tips voor je op een rij.
1: Kijk of je het antwoord online kunt vinden
Ten eerste: vaak is het helemaal niet nodig om de klantenservice te contacteren. Even googelen of op de website kijken levert je vaak al een antwoord op. Op de website van het bedrijf maak je het meeste kans als je bij de veelgestelde vragen kijkt (vaak FAQ genoemd). ChatGPT is ook een handige hulp. Stel je vraag zo duidelijk mogelijk en geef aan om welk bedrijf het gaat. Houd wel in gedachten dat het antwoord niet altijd 100% correct is. Check daarom op welke bron het gebaseerd is.
2: Kies hoe je contact op wilt nemen met de klantenservice
Het ligt aan de situatie en je eigen voorkeur welk contactkanaal de beste keuze is. Als je bijvoorbeeld snel wilt weten waar je pakketje is gebleven, kun je het beste de DHL parcel klantenservice bellen. Heb je een vraag die geen haast heeft? Dan kun je ook een mailtje sturen. Dat kost je minder tijd, maar je moet wel wat langer op het antwoord wachten. Een andere optie is chatten. Fijn als je niet van bellen houdt of als je tussendoor bezig bent. Een ander voordeel van chatten is dat je de info zwart op wit hebt. Zo verklein je het risico op misverstanden. Je kunt screenshots van de chat maken om later terug te kunnen kijken.
3: Vind snel het juiste nummer
Zorg dat je direct naar het juiste nummer belt om jezelf tijd te besparen. Heb je bijvoorbeeld een vraag over je Netflix account? Dan kun je googelen naar “Netflix contact Nederland”. En ook hierbij kan ChatGPT je goed helpen.
4: Zorg dat je je gegevens bij de hand hebt
Zorg dat je altijd de benodigde gegevens bij de hand hebt voor je belt of chat. Wat je precies nodig hebt verschilt. Vaak wordt er gevraagd naar je klantnummer, bestelnummer of factuurnummer.
5: Wees kort en duidelijk
Vertel kort en duidelijk wat precies het probleem is en wat je vraag is. Laat details die niet relevant zijn achterwege. Dit bespaart je tijd en helpt je om sneller een gericht antwoord te krijgen.
6: Maak eventueel notities
Soms is het handig om notities te maken. Schrijf de datum op en noteer wat er precies is afgesproken. Je kunt ook naar de naam van de medewerker vragen. Deze notities kunnen je goed van pas komen als er iets misgaat of als je opnieuw contact moet opnemen.
7: Vraag om een bevestiging per mail
Als er iets wordt afgesproken of beloofd, kan het ook handig zijn om hiervan een bevestiging per mail te vragen. Zo heb je meer duidelijkheid voor jezelf en heb je bewijs voor het geval er onduidelijkheid of discussie ontstaat.
8: Blijf netjes en beleefd naar medewerkers klantenservice
Probeer altijd netjes en beleefd te blijven. De klantenservicemedewerker aan de telefoon of achter de chat is niet degene die het probleem veroorzaakt heeft. En de kans dat ze je beter gaan helpen als je tegen ze schreeuwt, is echt heel klein.