Leiden – De evenementensector speelt een cruciale rol in het bruisende stadsleven van Leiden, maar staat onder druk. Daarom gaat gemeente Leiden samen met Centrummanagement, Leiden&Partners en het Leids Evenementen Collectief (LEC) de sector actief ondersteunen met een eenmalige impuls. De gemeente stelt hiervoor een bedrag beschikbaar van €273.000 en richt zich daarmee op drie hoofdlijnen: advies, netwerkvorming en gezamenlijke opslag. Het doel is de sector te versterken, samenwerking te bevorderen en administratieve lasten te verminderen, zodat organisatoren beter in staat zijn om mooie activiteiten tot stand te brengen.
De sector staat onder druk door stijgende kosten, regeldruk en beperkte fysieke ruimte in de stad. In opdracht van Centrummanagement en Leiden&Partners is in 2024 een onderzoek uitgevoerd naar de behoefte aan ondersteuning van de evenementensector, genaamd “Evenementenloket”. Dit onderzoek bracht belangrijke behoeften in de sector in kaart. Met het bedrag dat de gemeente beschikbaar stelt kan een deel van de aanbevelingen worden opgepakt.
Yvonne van Delft, wethouder Cultuur: “We geven de evenementensector, die het de afgelopen tijd zwaar heeft gehad, een positieve impuls. Zo willen we de sector versterken en samenwerking bevorderen. Samen met onze partners en het Leids Evenementen Collectief zetten we ons in voor een bruisend en veerkrachtig Leiden, vol levendige evenementen en nieuwe kansen.”
Drie sporen
De ondersteuning bestaat uit drie sporen:
Aanspreekpunt en ondersteuning
Gedurende twee jaar wordt een team van twee adviseurs ingezet, ondergebracht bij Centrummanagement Leiden (CML). Zij vormen een herkenbaar en toegankelijk aanspreekpunt voor organisatoren in de stad: een plek waar kennis samenkomt en verbindingen worden gelegd. Zij zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van de gezamenlijke opslagfaciliteit, het organiseren van netwerk- en kennisbijeenkomsten, en het ondersteunen van (nieuwe) organisatoren. Daarnaast stimuleren zij actief de samenwerking binnen de sector. De advisering over wet- en regelgeving blijft een taak van de gemeentelijke contactpersonen.
Netwerkvorming en kennisdeling evenementensector
Het duo adviseurs organiseert, in samenwerking met de sector en de gemeente, regelmatig kennis- en netwerkbijeenkomsten. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld om ervaringen uit te wisselen, de samenwerking te versterken en knelpunten bespreekbaar te maken. Tijdens deze sessies komen uiteenlopende thema’s aan bod, zoals gezamenlijke inkoop, duurzaamheid, marketing en innovatie. Organisatoren worden actief betrokken bij zowel de inhoudelijke programmering als de uitvoering van deze bijeenkomsten.
Gezamenlijke opslagfaciliteit
De gemeente financiert daarnaast een gedeelde opslagruimte, voor een periode van twee tot drie jaar. De adviseurs zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van de locatiekeuze, de inrichting, het gebruik en het beheer van deze opslagfaciliteit. Het doel is om kosten te besparen, materiaal te delen, samenwerking te stimuleren en de efficiëntie te vergroten.
Gijs Holla, directeur CML: “De Leidse evenementensector is essentieel voor het culturele en economische leven in de stad. Met deze bijdrage van de gemeente kunnen we laagdrempelige, praktische ondersteuning bieden aan organisatoren. Denk aan advies op maat en het versterken van het netwerk. Zo bouwen we samen aan een toekomstbestendige sector met ruimte voor initiatief en vernieuwing.”
Eenmalige bijdrage
Met het beschikbare geld kan de gemeente de sector voor twee tot drie jaar actiever ondersteunen en investeert zij gericht in initiatieven die bijdragen aan een veerkrachtige en verbonden sector. Hoewel er dus geen fysiek of online ‘evenementenloket’ komt, sluit de aanpak aan bij bevindingen uit het rapport en biedt ondersteuning aan zowel bestaande als nieuwe evenementen, zonder dat daar direct een langdurige of fysieke structuur voor nodig is.
Martijn Bulthuis, directeur Leiden&Partners: “Wij vinden het geweldig dat de gemeente er op deze manier kiest voor organisatoren te ondersteunen. Het zal leiden tot een complementaire en kwalitatieve jaarkalender, mooi voor bewoners en bezoekers aan onze stad. Met deze samenwerking zien we ook kansen voor de Leidse Uitagenda ontstaan”.
Samenwerking evenementensector
De aanpak voor de evenementensector is flexibel ingericht. De gemeente brengt de uitvoering onder bij het Centrummanagement, met ondersteuning van Leiden&Partners. De inzet van de adviseurs en de organisatie van netwerkactiviteiten worden afgestemd met de netwerkcoördinator van Leidens Ontzet en de gemeente. Ook wordt er nauw samengewerkt met vertegenwoordigers van de sector. Zo ontstaat er een samenhangend ondersteuningsnetwerk zonder overlap in verantwoordelijkheden.
Joost van der Wal, voorzitter LEC: “Voor ons is deze extra ondersteuning een belangrijke eerste stap in het versterken van de Leidse evenementensector. We zijn blij dat er echt wordt geluisterd naar de behoeften van organisatoren. Tegelijkertijd zijn we benieuwd naar de effecten van de aanpak en hopen we dat succesvolle onderdelen straks structureel kunnen worden voortgezet door meer samenwerking en kennisdeling.”
Mogelijke aanvullende inzet
Tot slot onderzoekt de gemeente de mogelijkheid om een deel van het resterende budget in te zetten voor een stadsbreed flora- en faunaonderzoek. Dit kan organisatoren ontlasten van terugkerende kosten voor ecologische quick-scans bij vergunningstrajecten, en draagt bij aan betere uitvoerbaarheid en rechtszekerheid.
Vervolg
De aanpak wordt gedurende de looptijd gemonitord en na afloop geëvalueerd. Daarbij bekijken de partijen welke onderdelen succesvol zijn en eventueel in de toekomst structureel geborgd kunnen worden.