De colleges van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude willen de regionale samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering een andere vorm gaan geven. Ze kiezen ervoor om de bedrijfsvoering onder te brengen bij de gemeente Leiden. Dit is een voorgenomen principebesluit van de colleges; de gemeenteraden krijgen de gelegenheid om wensen en bedenkingen mee te geven.
De verwachting is dat deze nieuwe samenwerkingsvorm de vier partnergemeenten in staat stelt om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verhogen en de continuïteit ervan te borgen. Ook ontstaat er ruimte om de bedrijfsvoering meer toekomstgericht te gaan organiseren. De gemeenten menen in de nieuwe samenwerkingsvorm beter en tijdig te kunnen inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen en bedrijfsvoeringsontwikkelingen. Daarbij is blijvende, nauwe samenwerking nodig evenals het bundelen van capaciteit en kennis.
Samenwerken loont
Sinds de oprichting van de bedrijfsvoeringsorganisatie Servicepunt71 in 2012 ervaren de vier gemeenten dat samenwerken op het gebied van bedrijfsvoering loont. Zo is onder meer de kwetsbaarheid verminderd, de kwaliteit verhoogd en zijn kosten bespaard. Samen hebben de gemeenten stappen gezet om zich te ontwikkelen en specialiseren binnen de verschillende vakgebieden van bedrijfsvoering (te weten HRM, Financiën, Inkoop, Juridische Zaken, Facilitaire Zaken, Informatiemanagement en ICT). Met de vorming van Servicepunt71 is de bedrijfsvoering geprofessionaliseerd en zijn er inkoopvoordelen gerealiseerd.
Flexibiliteit in de dienstverlening gemeenten is nodig
Tegelijkertijd neemt de complexiteit van de opgaven waar gemeenten voor staan toe. Denk aan de invoering van de Omgevingswet, de introductie van de Wet Open Overheid en alle ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, datagebruik, digitale technologie en privacybeheer. Dit vraagt óók van de bedrijfsvoeringsorganisatie dat ze in haar dienstverlening naar elke gemeente hier passend op kan inspelen.
Om dit te kunnen bieden is het wenselijk dat de aansturing van de bedrijfsvoering eenvoudiger én dichterbij de gemeentelijke processen wordt georganiseerd. Nu zijn de gemeenten nog met z’n vieren eigenaar en opdrachtgever richting Servicepunt71. Dit is ingewikkeld omdat de aard en het tempo van de behoeften van de gemeenten verschillen. De nieuwe samenwerkingsvorm zorgt ervoor dat de gemeenten minder hoeven te overleggen en meer kunnen dóen.
Gezamenlijke verkenning
Na een eerste bredere verkenning van opties hebben de partners de afgelopen maanden specifiek onderzocht hoe ze de samenwerking op de bedrijfsvoering kunnen verbeteren en versterken door het bij de gemeente Leiden onder te brengen. Ze hebben verkend of en hoe de nieuwe samenwerkingsvorm de sturing vereenvoudigt en de gewenste nabijheid realiseert. Ook is stil gestaan bij wat behouden moet blijven van de huidige samenwerking en wat nodig is voor de toekomstbestendigheid.
Om te achterhalen of de nieuwe samenwerkingsvorm de gewenste resultaten oplevert, is o.a. gekeken naar de juridische basis van de samenwerking, de invloed van de gemeenten op de bedrijfsvoering, afspraken over samenwerking en aansturing en de financiën. Op basis van deze verkenningen zijn ze gezamenlijk tot de conclusie gekomen dat het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden ook echt een oplossing is die de knelpunten wegneemt en voor de vier gemeenten werkbaar is.
Bedrijfsvoering verbeteren
Daan Binnendijk, voorzitter bestuur Servicepunt71: “Om de samenwerking in de bedrijfsvoering te verbeteren is het nodig dat de sturing eenvoudiger wordt en dat de bedrijfsvoering beter aansluit op de gemeentelijke processen. Met het onderbrengen van de bedrijfsvoering bij één gemeente kunnen deze doelen worden behaald. De bedrijfsvoering wordt dan wel onderdeel van de gemeente Leiden, maar we doen dit echt gezamenlijk. Met deze nieuwe samenwerkingsvorm komt de focus weer op waar het om draait, de inhoudelijke bedrijfsvoering”.
De rollen veranderen
In de nieuwe samenwerking wordt de gemeente Leiden eigenaar van de bedrijfsvoeringsfunctie en krijgt hiermee de verantwoordelijkheid voor de dienstverlening in bedrijfsvoeringstaken naar de gemeenten. Hiertoe wordt een zogenaamde centrumregeling gestart waarbij de gemeenten afspraken met elkaar maken en dienstverleningsovereenkomsten afsluiten. De gemeente Leiden is opdrachtnemer en verleent diensten aan de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude. Deze gemeenten worden afnemer van de diensten. Zij gaan daarvoor een overeenkomst aan met de gemeente Leiden en sturen via dienstverleningsafspraken op hun eigen wensen en behoeften.
Voor de gemeente Leiden biedt deze samenwerkingsvorm het voordeel dat zij het eigen tempo kunnen aanhouden in hun ambities. Voor de gemeenten Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude betekent het dat zij meer invloed hebben op de kosten van de bedrijfsvoering en dat zij op een aantal terreinen meer flexibiliteit en keuzevrijheid krijgen.
Hoe verder?
Nu de colleges het voorgenomen principebesluit hebben genomen om de bedrijfsvoering bij de gemeente Leiden onder te brengen, worden na de zomer de stappen genomen om te komen tot een definitief besluit. Dat betekent onder meer dat de colleges besluiten nemen voor het inrichten van een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling en het opheffen van de bestaande Gemeenschappelijke Regeling.Hierbij is instemming van de gemeenteraden nodig.
Voor die tijd krijgen de gemeenteraden van de vier gemeenten in september nog de gelegenheid om wensen en bedenkingen mee te geven op het voorgenomen principebesluit van de colleges.
Met de nieuwe samenwerkingsvorm is er straks geen afzonderlijke Servicepunt-organisatie meer. Alle werknemers van Servicepunt71 komen dan in dienst van de gemeente Leiden.
