De Gemeente Beek gaat als eerste gemeente in Zuid-Limburg gebruik maken van het digitale archief (e-depot) van het Historisch Centrum Limburg.
De Gemeente Beek heeft de ambitie om volledig digitaal te werken. Dat betekent dat ze momenteel alle documenten op papier – waarop een bewaarplicht rust en die na 1 januari 2018 zijn gemaakt – digitaliseert. Daarnaast rust ook op de
meeste digitaal opstelde documenten, beelden, opnames en andere informatiedragers een bewaarplicht. Enkele voorbeelden zijn de website en de opnames van de raadsvergaderingen. Kortom, de Gemeente Beek gaat haar archiefkasten vervangen voor een digitale bewaarplaats die voldoet aan de Archiefwet en die raadpleegbaar is.
E-depot
Het Historisch Centrum Limburg biedt een e-depot aan die aan alle voorwaarden voldoet. De Gemeente Beek gaat als eerste de digitale verslagen van haar commissie- en raadsvergaderingen in het e-depot onderbrengen, daarna volgt de
rest.
Wethouder Ralph Diederen: “We zijn erg enthousiast over onze samenwerking met het HCL. De afgelopen jaren heeft de Gemeente Beek grote stappen gezet in het digitaliseren en archiveren van haar werkprocessen. We zijn er trots op dat we nu, als eerste gemeente in Zuid-Limburg, gebruik gaan maken van het edepot.”
Volgens de gemeentearchivaris van Beek Geert Luijkx, werkzaam bij het HCL, zet Beek een belangrijke eerste stap. Als alles volgens planning verloopt, gaan op termijn 25 Limburgse overheidsorganisaties gebruik maken van hun e-depot.“
Ons e-depot is de komende jaren volop in ontwikkeling. Een ontwikkeling waarin wij nauw samenwerken met onze leverancier DiVault en overheidsorganisaties. De Gemeente Beek loopt voorop met haar digitalisering en is voor ons een
strategische en zeer waardevolle samenwerkingspartner.”
