Een photobooth wordt doorgaans geboekt om gasten te vermaken, en betaald uit het budget voor het feest. Bij bedrijven die er een tweede keer een neerzetten, verschuift die post regelmatig naar het marketingbudget. De reden is nuchter: het apparaat kan in één avond veel bruikbaar beeldmateriaal opleveren waar je geen fotograaf voor hoeft in te huren. Daarnaast levert het contactgegevens op van bezoekers die deze vrijwillig hebben achtergelaten.
Die andere boekhoudkundige plek verandert ook hoe organisaties met het middel omgaan. Het is dan geen attractie in een hoek van de zaal meer, maar een onderdeel van de campagne dat vooraf wordt ingericht, achteraf wordt gemeten en waarvan de opbrengst maandenlang wordt uitgeserveerd.
Drie opbrengsten tegelijk
De eerste opbrengst is beeld. Een goed bezochte avond levert honderden opnamen op van mensen die zichtbaar plezier hebben, met de eigen omgeving of achtergrond erin. Dat is precies het materiaal waarvoor marketingafdelingen anders een productiedag inplannen.
De tweede is bereik. Een deel van de bezoekers deelt de foto zelf, en dat gebeurt in de uren erna, wanneer het evenement nog vers is. Die zichtbaarheid komt van mensen die het merk uit eigen beweging noemen, wat anders werkt dan een advertentie.
De derde is data. Organisaties die de digitale versie per e-mail of via een QR-code aanbieden, krijgen daarvoor een contactmoment terug. Om grote aantallen gaat het niet, maar het betreft wel mensen die op dat moment daadwerkelijk met het merk bezig waren.
Wat vooraf geregeld moet zijn
Die opbrengsten komen er niet vanzelf uit; ze hangen af van keuzes die vallen voordat de booth wordt aangezet.
Het begint bij de opmaak van de afdruk. Naast het logo horen daar de naam van het evenement en de datum op, zodat later terug te vinden is waar een beeld vandaan komt. Een campagnehashtag heeft alleen zin wanneer die elders ook daadwerkelijk in gebruik is.
Vervolgens komt de digitale route. Een QR-code naast het scherm die naar een eigen pagina leidt, kan meer opleveren dan een directe download, omdat op die pagina een vervolgstap kan staan. Die stap houden organisaties klein: een aanmelding voor de foto’s van de avond kan meer opleveren dan een offerteaanvraag.
En dan de rechten, een punt waarop het in de praktijk vaak misgaat. Beelden die het bedrijf later zelf in uitingen wil gebruiken, vragen om toestemming vooraf, zichtbaar en in gewone taal, met een aparte keuze voor het nasturen van de foto en voor gebruik door de organisatie zelf. Achteraf toestemming vragen aan tweehonderd mensen is geen begaanbare weg, dus is het belangrijk die toestemming vooraf goed te regelen.
Meten zonder zichzelf voor de gek te houden
De verleiding is groot om het aantal gemaakte foto’s als resultaat te presenteren. Dat getal zegt vooral iets over hoe druk het was. Drie andere cijfers zijn bruikbaarder.
Het aandeel bezoekers dat de digitale versie opvraagt, afgezet tegen het aantal sessies, laat zien of de route naar het scherm klopt. Het aandeel daarvan dat toestemming geeft voor verder contact, laat zien of de vraag redelijk was. En het aantal beelden dat in de maanden erna daadwerkelijk is gebruikt, laat zien of het materiaal deugde.
Dat laatste cijfer is het meest ontnuchterende. Veel organisaties houden na afloop een map met achthonderd foto’s over waar nooit meer iets mee gebeurt. Waar vooraf is vastgelegd waar de beelden terechtkomen — in de nieuwsbrief van de maand erna, op de wervingspagina, in de terugblik op sociale media of als achtergrond op de volgende beurs — gebeurt dat eerder.
Huren of aanschaffen photobooth
Voor een eenmalig evenement blijft huren de logische keuze. Het omslagpunt komt in zicht zodra er meerdere momenten per jaar zijn, en een open dag, een personeelsfeest, twee beurzen en een klantevenement staan sneller in de agenda dan verwacht.
De aanschafprijs is daarbij goed te overzien. Zelf een photobooth kopen kost op het moment van schrijven tussen de €1.295 voor een 360°-booth en €4.295 voor een all-in-one model, prijzen exclusief btw, inclusief camera, printer, verlichting en transportkoffer.
Daarbij horen wel de kosten die terugkeren: verbruiksmateriaal per afdruk, opslag, vervoer en de uren van degene die het apparaat opbouwt en bedient. Een booth in eigen beheer is goedkoper per evenement, maar niet gratis, en vraagt dat iemand binnen de organisatie er verantwoordelijk voor is.
Geen hype, wel een middel met grenzen
De verwachting dat photobooths een voorbijgaande rage zouden zijn, is niet uitgekomen. De verklaring is prozaïsch: het is een van de weinige middelen waarbij het publiek het werk doet. Mensen poseren zelf, delen zelf en bewaren zelf.
Tegelijk repareert het middel geen zwak verhaal. Een booth zorgt ervoor dat bezoekers met een goed gevoel en een tastbaar aandenken naar huis gaan; wat zij daarna van de organisatie vinden, hangt af van alles wat eromheen gebeurt. Bedrijven die dat scherp hebben, zetten de booth in als versterker en niet als boodschap. Precies daarom blijft de post bij hen op de begroting terugkomen.
Let op: u reageert op een nieuwssite. Reacties worden eerst door ons gecontroleerd en kunnen openbaar worden weergegeven.