Alle zakelijke informatie van appjes en sms’jes van bewindslieden en hoge ambtenaren moeten bewaard blijven. Dit is de kabinetsreactie op verschillende adviezen die zijn uitgebracht over het archiveringsbeleid van chatberichten binnen de Rijksoverheid. In de reactie die minister Bruins Slot van BZK, mede namens de staatssecretarissen van BZK en OCW, aan de Kamer heeft verstuurd, staat wat het kabinet wil doen aan de archivering van chatberichten en aan beter informatiebeheer.
Minister Bruins Slot van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties: “Met de invulling van de adviezen wil het kabinet tot een beter beheer van informatie en archivering van chatberichten komen. Daarmee maken we een betere uitvoering van de Archiefwet en de Wet open overheid mogelijk, en houden we ook rekening met de Algemene Verordening Gegevensbescherming.”
Chatberichten
Tijdens een Kamerdebat over dit onderwerp was onduidelijkheid ontstaan of de bestaande richtlijnen voor het bewaren van chatberichten aan de Archiefwet voldeden. Daarom vroeg het kabinet enkele adviezen. Onderzoek van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed wees uit dat de bestaande richtlijnen op een aantal punten niet aan de Archiefwet voldoen. Naast het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding hebben ook de parlementair advocaat, de Regeringscommissaris Informatiehuishouding en de rijksarchivaris aanbevelingen gedaan.
Informatie beter op orde
Het kabinet vindt het cruciaal dat de huidige situatie op het gebied van het beheren en openbaar maken van informatie flink en zo snel mogelijk wordt verbeterd, zoals de wet vereist. Op basis van de conclusies en aanbevelingen gaat het kabinet daarom aan de slag om de informatie van de rijksoverheid beter op orde te krijgen.
Het is een enorme klus om de hoeveelheid informatie van de overheid, die de afgelopen decennia exponentieel gegroeid is door emails, sms- en appberichten, goed te archiveren. Want deze info moet in beheer worden genomen en toegankelijk worden gemaakt, zodat de overheid het recht op informatie voor de burger kan garanderen. Dit vraagt om een aanpak langs twee sporen. Ten eerste door een digitale werkomgeving te realiseren waarbij informatie direct goed wordt opgeslagen. Momenteel wordt gekeken naar een ontwerp hiervoor.
Maatregelen op korte termijn
Ten tweede door op korte termijn een aantal maatregelen rond chatberichten te nemen. Het beleid in de handreiking ‘Bewaren chatberichten’ wordt gewijzigd. Op hoofdlijnen betekent dit dat zakelijke chatberichten van bewindspersonen en topambtenaren als geheel en zoveel mogelijk geautomatiseerd moeten worden opgeslagen. Hoe lang en of een chatbericht moet worden bewaard hangt af van de functie die iemand heeft. Zo worden chatberichten van bewindslieden langer binnen de systemen van de overheid bewaard dan van een topambtenaar en mogen chatberichten van overige ambtenaren gewoon op de telefoon blijven staan. In het derde kwartaal van 2023 volgt een uitvoeringsplan en wordt gestart met een pilot. Daarna volgt een uitvoerbaarheidstoets voor het bewaren van chatberichten.
Tijdelijke instructie nog van kracht
Om verlies van gegevens te voorkomen ging op 4 oktober 2022 een tijdelijke instructie in voor het gebruik, opslaan en veiligstellen van sms- en chatberichten door bewindspersonen. Hierin stond dat zakelijke chatberichten niet mogen worden verwijderd, totdat er nieuw chatbeleid is goedgekeurd en ingevoerd. Deze afspraak blijft gelden totdat het nieuwe beleid is ingevoerd. Met deze aanpassingen wil het kabinet tot een beter beheer van informatie en archivering van chatberichten komen.
