De manier waarop betrokkenen bij interne meldingen van misstanden onderling met elkaar omgaan en communiceren kan een bepalende rol spelen in het succes van zulke meldingen. Dat is de belangrijkste uitkomst van verkennend onderzoek naar interne meldprocessen door de Universiteit Utrecht in opdracht van het Huis voor Klokkenluiders.
Succesfactoren melden interne misstanden
Het onderzoek werd uitgevoerd door Leonie Heres, Julia Penning de Vries en Niels Terpstra van de Universiteit Utrecht. Voor het onderzoek spraken zij onder meer melders, leidinggevenden, vertrouwenspersonen, integriteitsfunctionarissen en onderzoekers, bij vier uiteenlopende cases van interne meldingen. Elk van de cases werd door de betrokkenen zelf gezien als een succesvol meldproces.
In de bestudeerde meldprocessen viel op dat de verantwoordelijken zorgvuldig én snel handelden en dat betrokkenen, waaronder melders, schenders en leidinggevenden, transparant en doorlopend werden geïnformeerd. Goede onderlinge afstemming tussen onderzoekers, leidinggevenden, integriteitsfunctionarissen en melder(s) lijkt ook een belangrijke rol te hebben gehad bij het succesvolle verloop van deze cases. En ten slotte combineerden de verantwoordelijk betrokkenen objectiviteit en deskundigheid met een persoonlijke, menselijke benadering.
Inzichten
Deze inzichten bieden praktische handvatten voor werkgevers en voor de functionarissen die betrokken zijn bij de behandeling van interne meldingen. Denk aan: leidinggevenden, compliance officers, vertrouwenspersonen, onderzoekers en integriteitsfunctionarissen. Maar ook het Huis van Klokkenluiders gebruikt de resultaten van de analyse in zijn contacten met werkgevers en leidinggevenden over de inrichting van effectieve interne meldprocessen.
Omdat het onderzoek een eerste verkenning betreft, adviseren de onderzoekers om meer vervolgonderzoek te doen naar de interpersoonlijke kant van interne meldprocessen.
Aanleiding
Aanleiding voor dit specifieke onderzoek was dat onderzoeken naar meldingen, melders en meldregelingen zich uiteraard vooral richten op waar het misgaat, zoals de benadeling van klokkenluiders en op haperende procedures en kaders die ontbreken. Dat riep bij het Huis de vraag op wat er te leren is van deze meldprocessen die juist succesvol zijn verlopen.
